Riportiamo di seguito l'informativa sul trattamento dei dati personali del cliente
Egregio Signor/Gent.ma Signora,
Geoside S.p.A. (di seguito, per brevità, il “Titolare” o “Società”), in qualità di titolare del trattamento desidera informarLa, ai sensi degli art. 13 del Regolamento Europeo 2016/679 relativo alla protezione dei dati personali (“Regolamento”) e della normativa nazionale, compresi i singoli provvedimenti dell'Autorità di controllo (Garante per la protezione dei dati personali), ove applicabili, che i Suoi dati personali saranno trattati nel rispetto delle disposizioni legislative e contrattuali vigenti per le finalità e con le modalità di seguito indicate.
1) Tipologia di dati personali, finalità e base giuridica del trattamento
A) Tipologia di dati personali
La Società tratta principalmente le seguenti categorie di dati personali, riguardanti il cliente (se persona fisica) o il referente del cliente (se persona giuridica):
- dati identificativi e di contatto (quali, a titolo di esempio, nome, cognome, data di nascita, codice fiscale, indirizzo postale, indirizzo e-mail, contatti telefonici, residenza, domicilio, dati catastali ed urbanistici).
Con riferimento al cliente (se persona fisica), la Società tratta altresì:
- dati relativi ai consumi di energia e dati di tipo ambientale;
- dati bancari e informazioni inerenti all’affidabilità economica e alla solvibilità;
- per i servizi che includono soluzioni di domotica (es. SaveHome, SaveTermo), anche le informazioni raccolte dalle apparecchiature installate presso i locali del cliente, quali ad esempio: temperatura degli ambienti, luminosità, potenza istantanea, umidità, totale consumi elettrici, totale consumi termici, allarmi di movimento.
B) Finalità del trattamento e base giuridica del trattamento
B.1 Finalità per le quali non è richiesto il consenso:
I Suoi dati personali sono raccolti e trattati per le seguenti finalità:
a) per l’adozione di misure pre-contrattuali, la conclusione e l’esecuzione:
1. del contratto di servizi di intervento per l’efficientamento energetico e le relative attività preliminari connesse, quali, a titolo esemplificativo, le attività di intervento sulla caldaia, interventi sulla centrale termica, installazione di pannelli fotovoltaici, interventi di isolamento termoacustico;
2. del contratto di fornitura di energia e le relative attività preliminari e connesse, quali, a titolo esemplificativo, le attività di allacciamento, voltura, attivazione e cessazione della fornitura;
3. del contratto per la fornitura ed eventuale installazione di apparecchiature presso i locali del cliente, incluse quelle domotiche, e l’elaborazione e la trasmissione di report relativi ai consumi di energia e a dati ambientali, nonché per l’adempimento degli obblighi di legge derivanti dal contratto medesimo, comprese tutte le formalità amministrative e contabili;
b) gestire le richieste di informazioni, reclami e contenziosi relativi alla fornitura di servizi da parte della Società (es. servizi e opere di riqualificazione energetica dell’immobile, servizi di risparmio energetico e per l’impiego di energie rinnovabili, compreso quanto necessario per l’ottenimento di benefici fiscali/contributi, fornitura di energia, servizi di domotica, produzione di report relativi ai consumi e a dati di tipo ambientale, altri servizi resi dalla Società);
c) adempiere agli obblighi legali a cui è soggetta la Società incluse leggi, regolamenti pro tempore vigenti e provvedimenti anche impartiti da Autorità a ciò legittimate, nonché per finalità correlate all'accertamento e repressione di reati;
d) il perseguimento del legittimo interesse del Titolare nella misura in cui non prevalgano gli interessi del cliente (se persona fisica) sui Suoi interessi o diritti che richiedono la protezione dei dati personali, incluse, a titolo esemplificativo, attività di audit e di analisi dati per il miglioramento dei processi e dei servizi;
e) l'erogazione dei servizi offerti dalla Società direttamente o attraverso Società terze;
f) per consentirLe, previa registrazione sul portale internet MyGeoside e verifica della Sua identità, di consultare le informazioni relative ai servizi erogati dalla Società e alla utenza attiva sul portale medesimo; per la richiesta di servizi, la gestione di tutte le attività inerenti e/o conseguenti alla stessa e l’erogazione di servizi in modalità digitale;
g) per l’invio di SMS (Short Message Service) di conferma di appuntamenti o prestazioni, o per accedere a modalità digitali di erogazione di servizi;
h) per le attività di controllo finalizzate alla tutela contro il rischio di credito e le frodi connessi ai servizi prestati, incluse attività finalizzate ad identificare l'affidabilità economica e la solvibilità del cliente, anteriormente o nel corso del rapporto contrattuale. Per attivare e mantenere attivi i servizi, sono utilizzati alcuni dati personali provenienti da archivi o registri pubblici relativi ad eventuali protesti, iscrizioni o trascrizioni pregiudizievoli (quali pignoramenti, procedure concorsuali, sequestri, ipoteche, domande giudiziali) e dati di visura e di bilancio;
i) per la tutela delle ragioni di credito, la Società potrà utilizzare le informazioni relative allo stato ed alla puntualità nei pagamenti relativi a prodotti o servizi forniti anche in passato;
j) per la cessione dei diritti di credito verso i clienti, derivanti dalla fornitura dei prodotti e servizi forniti dalla Società; per verificare, in conformità alla normativa vigente, la correttezza dei dati bancari/postali o di pagamento, al fine di attivare la domiciliazione bancaria/postale e gestire i pagamenti;
k) per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o amministrativa ovvero nell’ambito di procedure di arbitrato o conciliazione.
Per tali finalità non occorre il consenso poiché il trattamento è necessario all’esecuzione del contratto o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta (lettere a, b, e, f, g), per adempiere agli obblighi legali a cui è soggetta la Società (lettera c), nonché per l’esercizio del legittimo interesse del Titolare (lettera d, h, i, j, k).
B.2 Finalità per le quali è richiesto il consenso:
I Suoi dati personali sono raccolti e trattati anche per le seguenti finalità:
- invio di materiale pubblicitario, compimento di ricerche di mercato, vendita diretta, anche tramite telefono, svolgimento di attività di promozione commerciale dei servizi forniti dalla Società, direttamente o tramite società terze, appositamente nominate quali responsabili del trattamento.
Per tali finalità occorre il Suo consenso, in quanto attività facoltative e non vincolanti ai fini dell’esecuzione del contratto.
Inoltre, la Società, ai sensi dell’art. 130, comma 4, del D.Lgs. 196/2003 e ss.mm.ii., senza il Suo consenso, potrà inviarLe comunicazioni ai fini di vendita diretta di prodotti o servizi analoghi a quelli da Lei già acquistati (c.d. soft spam), salvo un eventuale Suo rifiuto.
Relativamente alle finalità di cui al presente par. B2, laddove Lei sia un referente di un’azienda, i Suoi dati saranno trattati per interagire, tramite Lei, con l’azienda cliente.
2. Modalità del trattamento e natura del conferimento
I dati personali saranno trattati dalle persone autorizzate della Società e/o da Responsabili di cui il Titolare può avvalersi – come indicato al paragrafo 4) della presente informativa -, per memorizzare, gestire e trasmettere i dati stessi mediante strumenti cartacei, informatici e telematici secondo i principi di legge e tutelando la riservatezza dell'interessato e i suoi diritti mediante l’adozione di idonee misure tecniche ed organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio.
Il conferimento dei Suoi dati personali è obbligatorio per le finalità di cui al punto B.1, per l'instaurazione e l'esecuzione del rapporto contrattuale, nonché per i connessi adempimenti amministrativi, contabili e fiscali e per la gestione di eventuali reclami, ed un eventuale mancato conferimento può pregiudicare la fornitura dei servizi richiesti. Il conferimento dei Suoi dati personali è facoltativo per la finalità di cui al punto B.2 ed il mancato conferimento comporta l’impossibilità per la Società di effettuare attività di promozione commerciale.
3. Conservazione dei dati
I Suoi dati saranno conservati per il periodo necessario ad adempiere agli obblighi di legge nel rispetto dei principi di proporzionalità e necessità.
Il periodo di conservazione dei dati dipende dalle finalità per cui vengono trattati e pertanto potrebbe variare. I criteri utilizzati per determinare il periodo di conservazione applicabile sono i seguenti: la conservazione dei dati personali oggetto della presente informativa avverrà per il tempo necessario (i) alla gestione del rapporto contrattuale; (ii) alla gestione di reclami o specifiche richieste; (iii) a far valere diritti in sede giudiziaria; (iv) per il tempo previsto da norme di legge applicabili; nonché (v) per il tempo in cui Lei risulterà referente dell’azienda cliente della Società (salvo che non ricorra una delle ipotesi di cui ai precedenti punti).
I dati personali ed i dati di consumo di energia, in ogni caso, saranno cancellati automaticamente decorsi 10 anni dalla cessazione del rapporto contrattuale, nei termini di esercizio delle azioni contrattuali di cui al codice civile, e comunque per il tempo necessario all'esercizio dei diritti.
I dati raccolti nell’ambito di servizi di domotica e i report relativi ai consumi saranno cancellati entro i 6 mesi successivi alla cessazione del rapporto contrattuale.
Per le finalità di cui al punto B.2 della presente informativa il tempo di conservazione dei Suoi dati personali sarà pari a 24 mesi, salvo non ricorra una revoca del Suo consenso prima della scadenza di tale periodo. Al termine di tale periodo i suoi dati personali saranno cancellati.
4. Comunicazione, diffusione e trasferimento dei dati
I Suoi dati potranno essere comunicati a:
a) società del Gruppo Italgas, o società controllanti, controllate e collegate alla Società, per finalità amministrativo-contabili di gestione e controllo e per la fornitura di servizi informatici e la gestione della infrastruttura tecnologica della Società;
b) soggetti contrattualmente legati alla Società, quali istituti bancari e creditizi, compagnie e intermediari assicurativi, consulenti legali, consulenti fiscali e commercialisti, società di recupero crediti, società che rilevano rischi finanziari e che svolgono attività di prevenzione delle frodi; soggetti che svolgono per conto della Società compiti di natura tecnico/operativa o organizzativa; che effettuano servizi di acquisizione, data entry, archiviazione ed elaborazione dei dati necessari per la fruizione dei servizi offerti alla clientela; che forniscono servizi per la gestione della infrastruttura tecnologica della Società; che svolgono attività di trasmissione, imbustamento, trasporto e smistamento delle comunicazioni al cliente; che svolgono attività di assistenza alla clientela; che svolgono adempimenti di controllo, revisione e certificazione delle attività eseguite dalla Società, anche nell’interesse dei propri clienti; istituti bancari e società emittenti carte di credito; altri operatori del settore energetico per la gestione dei relativi rapporti; studi e società nell’ambito dei rapporti di assistenza e consulenza anche legale;
c) Enti pubblici per l’adempimento degli obblighi previsti dalla legge;
d) autorità pubbliche e organi di vigilanza e controllo, quando ciò occorra per la concessione di sovvenzioni, contributi, sussidi e agevolazioni di qualsiasi genere, connessi alla fornitura dei prodotti e/o prestazione dei servizi, ovvero quando sia richiesto da specifiche previsioni normative, regolamentari e autorizzative;
e) società esterne, anche estere, che operano nel settore della concessione dei finanziamenti, incluse dilazioni di pagamento, quando consentito dalla legislazione vigente, per finalità di prevenzione e controllo del rischio di insolvenza e di tutela del credito;
f) società esterne, anche estere, che operano nel settore dell'erogazione di servizi di analisi ed elaborazione dei dati di consumo, ambientali e di servizi digitali di monitoraggio dei consumi.
I soggetti appartenenti alle categorie sopra riportate tratteranno i dati come autonomi titolari o responsabili del trattamento o persone autorizzate al trattamento, appositamente designati dalla Società, a cui la Società impartirà adeguate istruzioni operative, finalizzate all'adozione delle misure di sicurezza adeguate, al fine di poter garantire la riservatezza, la sicurezza e l'integrità dei dati.
I dati forniti non verranno ceduti a terzi e non saranno diffusi in alcun modo. I dati potranno essere incrociati, per finalità di aggiornamento e di analisi, con altri dati in legittimo possesso della Società.
I dati saranno trattati all’interno dell’Unione Europea e conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea.
5. Diritti dell’interessato
L'interessato (ossia il cliente, se persona fisica, o il referente dell’azienda cliente) potrà esercitare, in relazione al trattamento dei dati personali ivi descritti, i diritti previsti dal Regolamento (artt. 15-22 e 77), ivi inclusi:
- ricevere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenerne copia, nonché ulteriori informazioni sui trattamenti in corso su di essi (diritto di accesso);
- aggiornare, modificare e/o correggere i propri dati personali (diritto di rettifica);
- chiedere la cancellazione o la limitazione del trattamento dei dati trattati in violazione di legge compresi quelli non più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati (diritto all'oblio e diritto alla limitazione);
- opporsi al trattamento di dati personali che lo riguardano (diritto di opposizione);
- revocare il consenso, ove prestato, senza pregiudizio per la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
- proporre reclamo all'Autorità di controllo in caso di violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali;
- ricevere copia dei dati personali che lo riguardano in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all'altro, se tecnicamente fattibile (diritto alla portabilità dei dati).
Per esercitare tali diritti può rivolgersi al Responsabile della protezione dei dati (di seguito solo “Data Protection Officer” o, in breve, “DPO”) inviando un’e-mail a DPO.GDPR@italgas.it.
6. Identità e dati di contatto del Titolare del trattamento, dei Responsabili del trattamento e dati di contatto del Data Protection Officer
Titolare del Trattamento dei dati personali è Geoside S.p.A., con sede legale in Casalecchio di Reno (BO), via Ettore Cristoni 88.
L’elenco aggiornato degli eventuali responsabili del trattamento è disponibile presso la sede del Titolare.
Il Gruppo Italgas ha designato un Data Protection Officer che può essere contattato all’indirizzo e-mail indicato al punto 5, oppure via posta ordinaria presso la sede della Società.